E-Doręczenia – czy wiesz jak je włączyć?

1 stycznia 2025 roku w Polsce weszła w życie nowa usługa – e-Doręczenia. To rozwiązanie zaprojektowane z myślą o usprawnieniu komunikacji obywateli z urzędami oraz instytucjami publicznymi. E-Doręczenia stanowią odpowiedź na rosnące potrzeby cyfryzacji oraz dążenie do ograniczenia formalności i biurokracji. Jak będą działać i co oznaczają dla przeciętnego obywatela?

Czym są e-Doręczenia?

To elektroniczny odpowiednik tradycyjnej korespondencji poleconej, umożliwiający przesyłanie oficjalnych pism drogą cyfrową. Dzięki temu rozwiązaniu obywatele będą mogli odbierać oraz wysyłać dokumenty urzędowe w prosty i szybki sposób, bez konieczności odwiedzania placówek pocztowych.
Usługa zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa przesyłanych danych, a jej status odpowiada tradycyjnemu listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. Oznacza to, że e-Doręczenia będą miały moc prawną, jaką dotychczas miały dokumenty papierowe.

Jak to działa?

Żeby skorzystać z e-Doręczeń, konieczne będzie założenie specjalnego adresu do doręczeń elektronicznych w rządowym systemie. Każda osoba fizyczna, firma czy instytucja będzie mogła założyć go bezpłatnie. Dokładną instrukcję znajdziesz poniżej.

W momencie otrzymania pisma, użytkownik dostanie powiadomienie na wskazaną przez siebie skrzynkę mailową. Po zalogowaniu do e-Doręczeń pojawi się specjalny panel. Jest on bardzo intuicyjny, przypomina skrzynkę mailową i zaprojektowano go z myślą o użytkownikach. Czekające pismo trzeba oznaczyć jako otrzymane, a następnie będzie można zapoznać się z jego treścią. Warto pamiętać, że gdy włączymy powiadomienia konieczne jest systematyczne sprawdzanie maila i skrzynki, ponieważ jeżeli pismo do nas trafi to po 14 dniach od dostarczenia otrzyma status odebranego (nawet w przypadku, gdy sami tego nie potwierdzimy). Może mieć to szczególne znaczenie w przypadku dat procesowych.

Każda wiadomość będzie opatrzona cyfrowym potwierdzeniem doręczenia, co ułatwi kontrolę nad terminami i zachowanie pełnej dokumentacji.

Dla kogo e-Doręczenia będą obowiązkowe?

Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało w swoim komunikacie, że w pierwszym etapie wdrożenia, taką formę wymiany korespondencji ma udostępnić większość urzędów marszałkowskich, starostw powiatowych, urzędów miast i gmin, ale także jednostek publicznych oraz przedstawicieli zaufania publicznego.

Dodatkowo, osoby zainteresowane mogą łatwo sprawdzić, czy wybrany podmiot publiczny korzysta już z e-Doręczeń na specjalnie przygotowanej stronie. Usługa jest dobrowolna, choć w dłuższej perspektywie przewiduje się jej stopniowe wprowadzenie jako standardu w komunikacji z urzędami.

Jakie są zalety e-Doręczeń?

• Usługa znacząco przyspieszy wymianę korespondencji. Nie będzie już konieczności oczekiwania na listonosza, czy wizyty na poczcie.
• Specjalne zabezpieczenia cyfrowe gwarantują, że przesyłki nie trafią w niepowołane ręce.
• Dla osób, które dbają o środowisko, na pewno ważny jest aspekt ekologiczny, ograniczenie zużycia papieru i innych materiałów związanych z tradycyjną korespondencją.
• Od teraz obywatele będa mieć możliwość odbioru i wysyłki dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, co z pewnością wpłynie na wygodę korespondencji.

Wprowadzenie e-Doręczeń to ważny krok w stronę cyfryzacji Polski i usprawnienia komunikacji z urzędami. Choć wymagać będzie pewnych zmian w przyzwyczajeniach, przyniesie wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu, większe bezpieczeństwo i wygoda.

Od teorii do praktyki

Skoro wiesz już, czym są e-Doręczenia i jakie korzyści mogą Ci przynieść, czas na konkrety. Postępuj zgodnie z naszym przewodnikiem, a cały proces stanie się dziecinnie prosty! Już za chwilę nowoczesna forma korespondencji stanie się Twoim wygodnym, codziennym narzędziem. 

Bezpieczna skrzynka mailowa

Tak jak wspominaliśmy system e-Doręczeń jest bardzo bezpieczny, ale musisz pamiętać, że naszym kluczem do niego staje się poczta elektroniczna. To właśnie na nią przychodzą powiadomienia o dostarczanej korespondencji. Zanim uruchomisz nową usługę miej pewność, że Twój mail jest bezpieczny. 

• Używaj silnego hasła – czyli takiego, które jest długie i unikatowe.
• Włącz dwustopniową weryfikację (2FA) – to dodatkowa warstwa ochrony, np. kodem SMS lub aplikacją uwierzytelniającą.
• Uważaj na próby phishingu – nie klikaj podejrzanych linków i dokładnie sprawdzaj nadawców wiadomości.
• Sprawdź, czy Twój mail nie został naruszony w wyciekach danych.

Jeśli Twoja obecna skrzynka elektroniczna ma wiele lat i wpada na nią dużo spamu, to lepiej stworzyć nową, bezpieczną skrzynkę specjalnie do e-Doręczeń.

Masz już bezpiecznego maila? Świetnie! Możemy wreszcie przejść do instrukcji.

1. Wejdź na stronę https://www.gov.pl/web/e-doreczenia i skorzystaj z przycisku “złóż wniosek”, który pokieruje Cię dalej przez wszystkie niezbędne kroki. 

2. Wybierz, dla kogo będziesz zakładać adres do e-Doręczeń. Najczęściej będzie to po prostu obywatel (osoba fizyczna). To każdy, kto działa jako prywatna jednostka, a nie w imieniu firmy, instytucji czy organizacji. Osobą fizyczną jesteś Ty jako indywidualny użytkownik systemu.

3. Następnie system pokieruje Cię do okna logowania do systemu m-Obywatel w wersji przeglądarkowej (obecnie opcja nie jest dostępna w aplikacji mobilnej). Wybierz najdogodniejszą metodę logowania i przejdź dalej!

4. Po zalogowaniu do m-Obywatela system wyświetli komunikat o usłudze e-Doręczeń. Wystarczy kliknąć przycisk “Złóż wniosek” i rozpocząć procedurę!

5. Na pierwszym etapie musimy wskazać dla kogo zakładamy skrzynkę do usługi. Jeżeli aktywujesz usługę dla siebie – prywatnie, to zaznacz opcję zgodnie z przykładem poniżej, a następnie przejdź dalej.

6. Nadszedł czas na potwierdzenie danych. System wyświetli Twoje imię, nazwisko, numer PESEL. Poniżej poprosi o wpisanie adresu mailowego, który będzie wykorzystywany do przesyłania powiadomień. Pamiętaj! To musi być bezpieczna skrzynka. Po wprowadzeniu danych wystarczy potwierdzić oświadczenie i przejść dalej.

7. Na tym etapie nowa usługa pozwala nam na dodatkowe udogodnienie, czyli wybór dodatkowego administratora. Możesz dodać zaufaną osobę np. członka rodziny, który będzie miał dostęp do Twoich e-Doręczeń i całej przychodzącej korespondencji. Wystarczy podać imię, nazwisko, numer PESEL oraz adres mailowy naszego bliskiego, żeby nadać mu funkcję dodatkowego administratora. Oczywiście nie jest to obowiązkowe i możesz pominąć ten krok.

8. Jesteśmy już na końcówce! Ten wniosek, jak każdy inny wymaga naszego podpisu. Mamy na to aż 3 sposoby. Możemy to przejść całkowicie elektronicznie lub wydrukować dokument, podpisać go ręcznie i przesłać skan. Strona sama poinstruuje Cię jak to zrobić. Wystarczy, że wybierzesz preferowaną opcję i znowu – klikniesz przycisk “Dalej”.

9. Na koniec otrzymasz komunikat z potwierdzeniem złożenia wniosku. Możesz od razu przejść do aktywacji skrzynki, klikając we właściwy przycisk lub zrobić to później korzystając z mailowego powiadomienia.

10. I to już! Było trudno? Twoja usługa e-Doręczeń powinna wyglądać tak jak poniżej. Podobnie jak skrzynka mailowa, prawda? W przeciągu kilku dni możesz się spodziewać komunikatu testowego od Poczty Polskiej. Otrzymasz powiadomienie na wskazaną skrzynkę mailową i po zalogowaniu znajdziesz wiadomość w przychodzących. Koniec z męczącymi awizo w skrzynce pocztowej, możesz je pożegnać na dobre!

Chcesz dowiedzieć się czegoś więcej na temat e-Doręczeń? A może potrzebujesz dodatkowego wsparcia w uruchomieniu swojej skrzynki doręczeń? Aktywuj naszą usługę i skontaktuj się z nami!

Interesują Cię informacje o najnowszych zagrożeniach w sieci? Obserwuj naszego bloga, gdzie regularnie publikujemy informacje o niebezpieczeństwach!